Politique relative aux plaintes et au signalement
d’irrégularités financières

OBJET ET APPLICATION

Le succès de cette politique repose sur la sensibilisation et sur le développement d’une culture d’intégrité et de conformité.

La politique vise à permettre au public, ainsi qu’aux membres, administrateurs, dirigeants et employés de la Fondation communautaire juive de Montréal (FCJ) de divulguer tout problème ou préoccupation éventuels concernant un comportement illicite ou contraire à l’éthique dans la conduite des affaires financières de la FCJ, ou relativement au Programme de normes d’Imagine Canada, et de porter plainte à ce sujet.

Tout comportement illicite ou contraire à l’éthique de la part d’un employé ou d’un dirigeant de la FCJ dans la conduite des affaires financières de l’organisation constitue un motif de recours à des mesures disciplinaires pouvant inclure le licenciement ou la cessation d’un mandat, et les poursuites judiciaires.

ÉNONCÉ DE POLITIQUE

La présente politique constitue un moyen par lequel un plaignant peut, en toute bonne foi, signaler tout problème ou toute préoccupation liés à la comptabilité, à la comptabilité de gestion, à l’information financière, aux contrôles financiers, aux activités financières, aux responsabilités fiduciaires, à la gestion des comptes de donateurs ou à l’audit de la FCJ.

Dans la gestion de toute plainte, la FCJ agit de manière équitable envers toute personne désignée dans la plainte ainsi qu’envers le plaignant, et tient compte du degré de gravité des préoccupations signalées, de la crédibilité de l’information ou des allégations communiquées dans la plainte, et des perspectives d’efficacité d’une enquête.

La FCJ n’infligera ni n’autorisera aucunes menaces, représailles ou mesures de discrimination contre tout plaignant qui a signalé, en toute bonne foi, des problèmes graves concernant les affaires financières de la FCJ. La protection de la présente police s’étend également à quiconque fournit de l’information dans le cadre d’une enquête, y compris une enquête interne.

CONFIDENTIALITÉ

La FCJ et son Comité d’audit géreront les plaintes dans le respect de la plus stricte confidentialité, sous réserve des limites imposées par la loi. La FCJ encourage les plaignants à communiquer leurs plaintes par écrit, mais ils peuvent aussi le faire verbalement. Le nom du plaignant ne doit pas être divulgué, à moins qu’il y consente ou que la loi l’exige. La seule exception à ce principe de confidentialité est l’éventualité d’une plainte faite de manière malveillante ou irresponsable, ou dans l’intention de servir les intérêts personnels du plaignant.

PROCÉDURE D’APPLICATION

1. Le Comité d’audit de la FCJ (le « Comité d’audit ») est chargé de la surveillance et de l’application de cette politique.
2. Tout administrateur, dirigeant, membre ou employé de la FCJ qui constate un comportement d’apparence illicite ou contraire à l’éthique de la part de tout employé de la FCJ dans la conduite des affaires financières de la FCJ peut signaler le problème au directeur général, au directeur financier ou directement au Comité d’audit. Tout plainte visant le directeur général ou le directeur financier doit être directement communiquée au président du Comité d’audit, suivant la procédure énoncée au paragraphe 4.
3. La plainte doit être aussi détaillée que possible de manière à permettre le déroulement d’une enquête raisonnable. Elle doit notamment comprendre une description du comportement, les dates et lieux de la constatation, les noms des personnes impliquées, des témoins ou d’autres personnes informées du comportement, les chiffres en question, ainsi que des documents justificatifs pertinents.
4. Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse du directeur général ou du directeur financier ou que, pour une raison quelconque, il ne se sent pas à l’aise de s’adresser à l’un ou l’autre de ces dirigeants, il peut entrer directement en contact avec le président du Comité d’audit, par écrit ou par téléphone.

ENQUÊTE

1. Le directeur général, le directeur financier, le président du Comité d’audit ou toute autre personne ou entité désignée, le cas échéant, sont habilités à mener une enquête.
2. Toute personne compétente ou dotée d’une expertise particulière peut être engagée pour collaborer à l’enquête. L’enquêteur aura l’accès intégral à tous les registres comptables et dossiers de la FCJ et devra pouvoir compter, pour les besoins de l’enquête, sur l’entière coopération de tous les administrateurs, dirigeants, employés, conseillers, prestataires de services et fournisseurs de la FCJ.
3. L’enquête sera menée en tenant compte du degré de sensibilité de la plainte et l’enquêteur fera des efforts raisonnables pour protéger l’anonymat du plaignant et la confidentialité des mesures d’investigation, dans les limites compatibles avec l’équité de l’enquête. L’enquête sera menée dans un délai raisonnable, compte tenu des circonstances et du contenu de la plainte.

SIGNALEMENT AU COMITÉ D’AUDIT

1. Après avoir fait l’objet d’une enquête, toute plainte doit être signalée au Comité d’audit au cours d’une de ses réunions régulières. Le Comité d’audit passera en revue les conclusions du rapport de l’enquêteur et, dans le cas d’une enquête mandatée directement par le Comité d’audit, ce dernier recommandera les mesures correctives, disciplinaires ou autres qu’il juge appropriées. La FCJ sera chargée d’appliquer ces recommandations.
2. La FCJ consignera dans ses dossiers tous les documents écrits relatifs aux plaintes et aux rapports d’enquêtes. La FCJ communiquera au plaignant toutes les mesures prises pour appliquer les recommandations du rapport d’enquête.
3. Des copies de chaque plainte, du rapport d’enquête correspondant et des recommandations du Comité d’audit, le cas échéant, seront conservées en dehors de la FCJ, dans le bureau d’un cabinet d’avocats externe, pour une période de trois (3) ans suivant la date du rapport.
   

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

Pour toute information complémentaire ou question concernant la présente politique, on peut s’adresser au directeur général, au directeur financier ou au président du Comité d’audit.